Joan den 2020ko maiatzaren 2an, BOEn argitaratu zen Idazkariordetzaren 2020ko apirilaren 29ko Ebazpena, Estatistikako Institutu Nazionalaren Lehendakaritzaren eta Autonomia eta Toki Lankidetzarako Zuzendaritza Nagusiaren 2020ko otsailaren 17ko Ebazpena argitaratzen duena. Ebazpen horrek jarraibide teknikoak ematen dizkie udalei biztanleen erroldaren kudeaketari buruz, eta 2015eko jarraibide teknikoak ordeztu zituen.

2020ko jarraibide tekniko horietan, erroldaren funtzionamenduko kasu jakin batzuei buruzko interpretazio-irizpideak ezartzeaz gain, datuak babesteari buruzko atal espezifiko bat (8) jasotzen da, “Erroldako datuak eskuratzea eta lagatzea” izenekoa. Atal hori honela banatzen da: “Errolda-datuetarako sarbidea” eta “errolda-datuen lagapena”.

Biztanleen errolda
Biztanleen errolda Estatuko Aldizkari Ofizialean

Biztanleen erroldako datuak eskuratzeari buruzko gai garrantzitsuenak honako hauek dira:

  • Erroldak datuak babesteko araudiaren mende egon behar du, eta sarbidean, bereziki, Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorraren 15. artikulua eta LOPDGDD 13. artikulua.
  • Datuak eguneratzen diren bakoitzean eta, gutxienez, bost urtean behin, bizilagunei informazioa eman behar zaie.
  • Erroldako datuetara bizilagunak berak edo bere ordezkariaren bidez sar daiteke.
  • Guraso bananduak edo dibortziatuak dituzten adingabe emantzipatu gabeen kasuan, guraso jagolea ez denak eta guraso-ahal partekatua duenak bere semearen edo alabaren errolda-informazioa eskuratu ahal izango du, aldez aurretik zaintza eta jagoletza duen gurasoari entzunda, salbu eta sarbidean sekretua gorde behar denean, jagoletza ez duen gurasoak ez dielako bere seme-alaba adingabeei bisita-eskubidea ematen, edo hori hirugarren batzuek eta beste batzuek gainbegiratuta baino ezin duelako egin.
  • Erroldatze-agiriak eta -ziurtagiriak bitarteko elektronikoen bidez eskatu eta eman ahal izango dira; horretarako, errolda-informaziorako sarbidea interesdunek baino ez dutela izango zaindu beharko da, sinadura elektronikoa erabiliz edo pasahitz pertsonalaren bidez.
  • Erroldatze-ziurtagiriari buruzko jarraibide espezifiko batzuk jasotzen dira, erroldatuta dagoela modu sinesgarrian egiaztatzen dutenak:
    • Paperean, idazkariak sinatu behar du, eta alkateak osatu.
    • Elektronikoki, alkatearen adostasuna ez da beharrezkoa izango idazkariaren sinadura elektronikoa badu.
    • Administrazio-jarduketa automatizatu baten bidez, organoaren zigilu elektronikoaren sinadura-sistema eta egiaztapen-kode seguruarena erabili ahal izango dira.
    • Ziurtagiriak benetakoak diren egiaztatzeko prozedurak hiru hilabeteko epea izan behar du, gutxienez, ematen direnetik.
  • Era berean, berariazko jarraibide batzuk daude erroldatze-bolanteei buruz, hau da, informatzeko baino ez diren eta inolako funtzionario edo udal-agintariren sinadurarik ez duten dokumentuei buruz:
    • Ziurtagiriak bezala, bolanteak egiaztatzeko prozedura bat ezarri ahal izango da, bolanteen benetakotasuna egiaztatzeko, gutxienez hiru hilabetez, ziurtagiria ematen denetik zenbatzen hasita.
  • Ziurtagiriek, eta bolanteek, udalerrian bizi dela eta biztanlearen helbidea baino ez dute adierazten:
    • Ziurtagirietan eta/edo txarteletan bizilekuarekin zerikusirik ez duen informazio osagarria sartuz gero, egokia izan behar du eskatu den xederako.
    • Ez da ziurtagiririk eta/edo bolanterik eman behar hainbat pertsonarentzat, etxebizitza berean inskribatutako biztanle guztiak barne hartzen ez badituzte.
    • Helbide berean inskribatutako pertsona guztiei buruzko ziurtagiriak eta/edo bolanteak egiteko, Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorraren 6.1 artikuluko bi kasuetako bat hartu beharko da oinarri.
      • Etxebizitzan inskribatutako guztien baimena izatea (DBEOren 6.1.a artikulua). Datu hori borondatezko datu gisa jaso ahal izango da errolda-orrian. Horretarako, erroldako IITTen III. eranskinean borondatezko informazio-laukitxo hau aurreikusten da: “Baimena ematen diegu orri honetan erroldatuta dauden adin nagusikoei etorkizunean haien datuen aldaketak Udalari jakinarazteko eta errolda-ziurtagiriak edo -agiriak lortzeko”.
      • Interes legitimoa izatea, pertsona bizikideen interesen edo oinarrizko eskubide eta askatasunen gainetik (DBEO, 6.1.f artikulua). Interes hori baloratzeko, kasu bakoitzean haztapen-judizio bat eskatuko du Udalak, eta honako hauek ezagutu beharko ditu:
        • Zertarako eskatzen diren.
        • Eskatzaileari datuak jakinarazteak bizilagunen eremuan izan dezakeen eragina.
        • DBEOren 13. artikuluan aurreikusitako errolda-inskripzioaren unean informazioa emateko betebeharra betetzea, eta, bereziki, eragindakoek aurka egiteko eskubidea balia dezaketela.
      • DBEO indarrean sartu baino lehenagokoak diren inskripzioetan, datuak interes legitimoa duen hirugarren bati lagatzeko aukeraren berri eman ez bada, edo errolda-orrian emandako etxebizitza berean erroldatutakoen baimenik ez badago, errolda-ziurtagiria edo -agiria egin aurretik, informazioa emateko betebeharra bete beharko da, aipatutako haztapen-judizioa egiteko.
      • Kasu batzuetan, eragindakoaren interesak gailenduko lirateke, eta ez litzateke bidezkoa izango datuak interes legitimoagatik jakinaraztea, hala nola genero-indarkeriaren biktimenak edo ofiziozko baja-espedienteen kasuan.
  • Zenbait irizpide daude interesdunen errolda-inskripzioari buruzko informazioa emateko:
    • Errolda-egoerari buruzko informazioa emateko betebeharra dago:
      • Eguneratzeak gertatzen diren guztietan.
      • Bost urtean behin gutxienez, eta edozein bide erabilita egin daiteke, herritarrek errolda-inskripzioan dauden datuak ezagutu ahal izan ditzaten, baina ez da nahitaezkoa izango jaso izanaren berri izatea. Errolda-informazioa ez da jendaurrean jarriko.
  • Erroldako informazioa aurrez aurrekoa ez den beste prozedura batzuen bidez ematen denean, zuhurtziaz jokatu behar da, informazioa beste edozein pertsonarengana irits ez dadin, hala nola informazioa erroldan agertzen den posta-helbidera bidaltzea edo telefono bidezko informazioa ez ematea.

Helbide berean inskribatutako pertsona guztiei buruzko ziurtagiriak eta/edo bolanteak egiteko, DBEO-ren 6.1 artikuluan ezarritako baldintzak bete beharko dira

Bestalde, erroldako datuak lagatzeari buruzko gai garrantzitsuenak honako hauek dira:

  • Hala eskatzen duten beste administrazio publiko batzuei lagako zaizkie, interesdunaren aldez aurreko baimenik gabe, soilik beren eskumenak gauzatzeko beharrezkoak zaizkienean, eta bizilekua edo helbidea datu garrantzitsuak diren gaietarako soilik.
  • Sekretu estatistikoaren mendeko estatistika ofizialak egiteko laga daitezke.
  • Beste kasu batzuetan, datuen lagapena DBEOren 6.1 artikuluko legitimazio-oinarri orokorren batean oinarritu beharko da.
  • Administrazio publikoen arteko datu-transmisioa bitarteko elektronikoen bidez egingo da 39/2015 Legearen 28. artikuluaren arabera, eta dokumentu horiek kontsultatu edo eskatu ahal izango dira, interesdunak horren aurka egiten ez badu.